Đi Thực Tập Sinh Nhật Bản Mất Bao Nhiêu Tiền? Mức Phí Tối Đa Theo Luật Và Khoản Nào Là Thu Sai

Câu hỏi “đi thực tập sinh Nhật hết bao nhiêu tiền” thường được trả lời bằng một con số “trọn gói”. Luật Việt Nam không quy định một con số trọn gói. Luật quy định mức trần cho từng khoản, và quy định rõ khoản nào phía Nhật phải trả. Bài này đọc trực tiếp từ Thông tư 09/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ (ký 15/05/2026, hiệu lực 30/06/2026), Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng số 69/2020/QH14 và Nghị định 283/2026/NĐ-CP, để bạn tách được con số trọn gói thành từng phần và nhận ra phần nào thu sai. Quy định chung về các khoản được thu khi đi làm việc ở nước ngoài có ở bài chi phí đi làm việc ở nước ngoài: khoản nào được thu; bài này đi sâu riêng vào thị trường Nhật Bản.

1. Mức trần tiền dịch vụ khi đi Nhật

Thông tư 09/2026/TT-BNV thay toàn bộ Phụ lục XI (mức trần tiền dịch vụ thu từ người lao động theo thị trường) và bãi bỏ Thông tư 02/2024/TT-BLĐTBXH (khoản 3 Điều 4). Cần hiểu đúng quan hệ giữa hai văn bản. Mức trần gốc nằm ngay trong luật: điểm a khoản 4 Điều 23 Luật 69/2020/QH14 quy định tiền dịch vụ thu từ người lao động không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng cho mỗi 12 tháng làm việc, và không quá 03 tháng tiền lương nếu hợp đồng từ 36 tháng trở lên. Điểm c cùng khoản chỉ giao Bộ trưởng quy định mức trần thấp hơn cho một số thị trường, ngành, nghề cụ thể; Phụ lục XI là danh sách các mức thấp hơn đó. Với Nhật Bản, Phụ lục XI chỉ ghi ba trường hợp (bảng dưới). Thực tập sinh kỹ năng đi lần đầu không có trong danh sách, nên không có mức trần riêng thấp hơn: áp dụng thẳng mức trần của điểm a khoản 4 Điều 23. Đây là đọc trực tiếp từ luật, không phải mức “ước chừng” của doanh nghiệp.

Ba nguyên tắc đi kèm mọi mức trần (khoản 2 Điều 23 Luật 69/2020/QH14): tiền dịch vụ chỉ thu sau khi hợp đồng cung ứng lao động được cơ quan quản lý chấp thuận và hợp đồng đưa bạn đi đã được ký; nếu phía Nhật đã trả tiền dịch vụ thì doanh nghiệp chỉ được thu phần còn thiếu; mức trần là mức tối đa chứ không phải mức mặc định. Nếu hợp đồng lao động được gia hạn và có thỏa thuận thu tiền dịch vụ cho thời gian gia hạn, mức tối đa là 0,5 tháng lương cho mỗi 12 tháng gia hạn (điểm b khoản 4 Điều 23).

Ví dụ tính (giả định)

• Thực tập sinh, hợp đồng đưa đi 36 tháng, lương cơ bản theo hợp đồng 190.000 yên/tháng: tiền dịch vụ tối đa 3 x 190.000 = 570.000 yên cho cả hợp đồng.
• Cùng người đó, hợp đồng 12 tháng: tối đa 190.000 yên.
• Sau 3 năm, chuyển sang thực tập số 3 với cùng doanh nghiệp và tổ chức quản lý, hoặc sang kỹ năng đặc định: tối đa 0 đồng.
• Kỹ sư, hợp đồng 36 tháng, lương 250.000 yên/tháng: 0,7 x 3 = 2,1 tháng, nhưng trần là 2 tháng, nên tối đa 500.000 yên.

Mức trần tính trên lương theo hợp đồng, không phải lương “tổng thu nhập kể cả làm thêm” mà tư vấn viên hay nói. Quy đổi ra đồng theo tỷ giá tại thời điểm nộp và ghi rõ tỷ giá trong biên lai.

2. Tiền môi giới: 0 đồng

Luật 69/2020/QH14 cấm thu tiền môi giới của người lao động (khoản 8 Điều 7). Với Nhật Bản, Thông tư 09/2026/TT-BNV còn đặt mức trần giá dịch vụ theo hợp đồng môi giới (khoản doanh nghiệp trả cho trung gian) ở 0 đồng cho mọi ngành, nghề (Phụ lục X). Nghĩa là trong chuỗi đưa người sang Nhật, không có khoản “phí môi giới” hợp lệ nào, kể cả do doanh nghiệp trả. Ai thu của bạn một khoản gọi là “phí giới thiệu”, “phí chống trượt”, “phí chọn đơn” đều cần hỏi lại bằng văn bản.

3. Những khoản phía Nhật phải trả (bạn không phải trả)

Phụ lục II Thông tư 09/2026/TT-BNV quy định nội dung tối thiểu của hợp đồng cung ứng lao động sang Nhật. Với thực tập sinh kỹ năng:

Với kỹ năng đặc định: bên Nhật trả phí phái cử cho doanh nghiệp dịch vụ tối thiểu 01 tháng lương cơ bản/hợp đồng, trả vé máy bay từ Việt Nam đến nơi làm việc, và chi trả chi phí đào tạo tối thiểu 50.000 yên ngoại ngữ cộng 50.000 yên kỹ năng nghề. Với kỹ sư, chuyên gia: bên Nhật trả vé máy bay từ Việt Nam đến nơi làm việc.

4. Những khoản bạn có thể phải trả

Mẫu hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (Mẫu số 03 Phụ lục I Thông tư 09/2026/TT-BNV, mục 2.4 “Chi phí người lao động phải trả trước khi đi”) liệt kê các dòng phải điền số tiền cụ thể:

• Tiền dịch vụ (nếu có): mức, thời gian nộp một lần hoặc nhiều lần;
• Tiền đóng góp Quỹ Hỗ trợ việc làm ngoài nước;
• Lệ phí cấp hộ chiếu, lệ phí thị thực (visa), lệ phí lý lịch tư pháp, tiền khám sức khỏe;
• Bồi dưỡng kỹ năng nghề, ngoại ngữ (nếu có);
• Bảo hiểm xã hội đóng cho cơ quan BHXH Việt Nam;
• Các chi phí khác (nếu có), và dòng tổng cộng bằng số và bằng chữ.

Dòng “chi phí đi lại từ Việt Nam đến nơi làm việc” cũng có trong mẫu chung, nhưng với thực tập sinh và kỹ năng đặc định đi Nhật, Phụ lục II đã giao khoản này cho phía Nhật. Mọi khoản thu phải ghi rõ trong hợp đồng (khoản 2 Điều 21 Luật 69/2020/QH14). Khoản không có tên trong hợp đồng mà vẫn bị thu là khoản cần đòi lại.

5. Thu sai bị xử lý thế nào

Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/09/2026), Điều 49 (mức phạt áp dụng cho doanh nghiệp dịch vụ):

• Thu tiền dịch vụ của người lao động không đúng quy định: phạt 80–100 triệu đồng (khoản 8);
• Lợi dụng việc tuyển chọn để thu tiền trái pháp luật, thu tiền tuyển chọn: 50–70 triệu đồng cho mỗi người lao động, tổng không quá 200 triệu đồng (khoản 6);
• Biện pháp khắc phục: buộc trả lại số tiền đã thu cộng lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt (điểm đ khoản 12).

Vì thế, giữ biên lai và chứng từ chuyển khoản của từng khoản là điều kiện để đòi lại tiền sau này.

6. Phía Nhật đổi chế độ từ 01/04/2027: trần phí 2 tháng lương

Theo trang Hỏi đáp chính thức về chế độ mới Ikusei Shuro (育成就労) của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản:

• Chế độ mới bắt đầu vận hành từ 01/04/2027 (Hỏi đáp số 3, 7).
• Mọi khoản tổ chức phái cử được thu từ người lao động nước ngoài bị giới hạn tối đa 2 tháng lương; phần vượt do doanh nghiệp tiếp nhận hoặc tổ chức hỗ trợ quản lý ở Nhật chịu (Hỏi đáp số 74).
• Thực tập sinh số 2 muốn chuyển lên số 3 sau mốc này phải đã thực tập số 2 từ 1 năm trở lên tính đến 01/04/2027 (Hỏi đáp số 78, 79).

Ở phía Việt Nam, Luật sửa đổi số 22/2026/QH16 có hiệu lực từ 01/03/2027 chỉ cho doanh nghiệp thu phí đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng nghề, ngoại ngữ sau khi bạn đã được bên nước ngoài tuyển chọn và đã ký hợp đồng đưa đi (khoản 3 Điều 18 mới). Nếu bạn dự định xuất cảnh quanh mốc 2027, hãy hỏi doanh nghiệp bằng văn bản: hợp đồng của bạn áp dụng chế độ nào, trần phí nào.

7. Checklist trước khi nộp bất kỳ đồng nào

1. Xác nhận doanh nghiệp có giấy phép dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (doanh nghiệp phải niêm yết bản sao giấy phép tại trụ sở và đăng trên trang thông tin điện tử của mình).
2. Xin bản dự thảo hợp đồng đưa đi; tìm mục 2.4 và dòng lương cơ bản theo hợp đồng.
3. Tự tính trần: lương hợp đồng x 1 cho mỗi 12 tháng (tối đa x 3 nếu từ 36 tháng). Báo giá tiền dịch vụ cao hơn mức này là dấu hiệu sai.
4. Yêu cầu tách “phí trọn gói” thành từng dòng như mục 4; hỏi riêng tiền vé máy bay và tiền đào tạo phía Nhật đã trả bao nhiêu.
5. Không nộp tiền dịch vụ trước khi hợp đồng đưa đi được ký. Không nộp tiền “đặt cọc” hay “giữ chỗ” ngoài tiền ký quỹ có thỏa thuận và gửi vào tài khoản phong tỏa đứng tên bạn.
6. Chuyển khoản vào tài khoản công ty, không đưa tiền mặt cho cá nhân; lấy biên lai ghi rõ tên khoản.
7. Lưu toàn bộ hợp đồng, biên lai, tin nhắn tư vấn tới khi thanh lý hợp đồng.

Muốn so sánh với lộ trình kỹ sư và kỹ năng đặc định, xem thêm bài đi làm ở Nhật diện kỹ sư, kỹ năng đặc định.

Câu hỏi thường gặp

Cập nhật ngày 02/10/2026. Căn cứ đã đối chiếu bản gốc: Thông tư 09/2026/TT-BNV (Điều 1, Điều 2, Điều 4; Phụ lục I Mẫu số 03; Phụ lục II, X, XI); Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng số 69/2020/QH14 (Điều 7, 21, 23 khoản 2 và 4, Điều 25); Luật sửa đổi số 22/2026/QH16 (hiệu lực 01/03/2027); Nghị định 283/2026/NĐ-CP (Điều 49); Hỏi đáp về chế độ Ikusei Shuro (育成就労) của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (mục 3, 7, 74, 78, 79). Mức lương trong ví dụ là giả định; bài mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.